Checkliste: Effektive Datenerhebung für die CSRD

Einleitung

Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) stellt Unternehmen vor die Herausforderung, umfassende und präzise Nachhaltigkeitsberichte zu erstellen. Um diese Berichte effektiv und regelkonform zu gestalten, ist eine strukturierte und sorgfältige Datenerhebung unerlässlich.  Diese Checkliste deckt alle notwendigen Aspekte zur Erfüllung der CSRD Anforderungen ab - von der Erstellung einer umfassenden Datenpunktliste über die Identifikation und Planung der Datenpunkte bis hin zur Priorisierung und Verantwortlichkeitszuordnung. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Sie quantitative und qualitative Daten erfassen und verarbeiten können.

1. Datenpunktliste definieren

Um die für Ihr Unternehmen relevanten Datenpunkte zu bestimmen und daraus eine Liste an Datenpunkten zu erstellen, müssen die Anforderungen der CSRD und die zugehörigen Offenlegungspflichten (Disclosure Requirements) verstanden werden. Zunächst muss eine doppelte Wesentlichkeitsanalyse durchgeführt werden, um wesentliche Themen, Unter-Themen sowie Unter-Unter-Themen zu identifizieren. Diese Daten  müssen Unternehmen im Rahmen der CSRD-Berichterstattung angeben.

Durch die doppelte Wesentlichkeitsanalyse wird nicht nur definiert, welche themenspezifischen Standards (z.B. E1 Klimawandel) für Unternehmen wesentlich sind, sondern auch, welche Unter-Themen und für einige ESRS Kategorien auch Unter-Unter-Themen wesentlich sind. Um auf eine konkrete Datenpunktliste zu kommen, ist die Zuordnung der Offenlegungspflichten relevant.

Die Zuordnung der Offenlegungspflichten ist entscheidend, da jede Offenlegungspflicht dann wiederum eine genaue Liste an Datenpunkten beinhaltet, nach denen berichtet werden muss. Diese Angabepflichten erstrecken sich von allgemeinen Offenlegungspflichten, bis hin zu Metriken und Zielen.

Während der Zusammenhang von Offenlegungspflichten und den dazugehörigen Datenpunkten durch die EFRAG genau geregelt ist, gibt die EFRAG für den Zusammenhang von Disclosure Requirements und Unter-(Unter-)Themen nur eine Einschätzung ab und kein komplettes Mapping. Tanso bietet eine mit Wirtschaftsprüfern entwickelte Softwarelösung, die es Unternehmen ermöglicht, das Mapping der zu berichtenden Datenpunkte auf die ESRS-Datenpunkte automatisiert durchzuführen und dadurch erheblich Aufwand zu sparen.

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2. Datenpunktarten unterscheiden

Nachdem die Liste der Datenpunkte erstellt wurde, ist es empfehlenswert, sich mit den von der EFRAG definierten Arten der Datenpunkte vertraut zu machen. Dies hilft dabei, die spezifischen Berichtsanforderungen für Ihr Unternehmen besser zu verstehen und genauer einzugrenzen.

Datenpunkte lassen sich in fünf Kategorien unterteilen:

1. Pflichtdatenpunkte

Müssen zwingend berichtet werden, unabhängig von Unternehmensbranche oder -größe.
Beispiel: E1-6_01: Brutto Scope 1,2,3 und Gesamt-THG-Emissionen pro Scope.
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2. Phase-In Datenpunkte

Haben eine Übergangsfrist und müssen im ersten Berichtsjahr nicht berichtet werden, sofern das Unternehmen weniger als 750 Mitarbeitende hat.
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3. Abhängige Datenpunkte

Stehen in Abhängigkeit zu anderen Datenpunkten und müssen nur unter bestimmten Bedingungen berichtet werden.‍ Beispiel: E1-6_11: Umfangreiche THG-Emissionen aus Scope 3

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4. Freiwillige Datenpunkte

Müssen nicht zwingend berichtet werden, unabhängig der Unternehmensbranche oder -größe.

5. Alternative Datenpunkte

Bieten die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Datenpunkten zu wählen.

• Beispiel: E1-6_20
  Prozentsatz marktorientierter Scope-2-THG-Emissionen, die mit gekaufter und mit Instrumenten gebündelter Elektrizität verbunden sind.
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• Beispiel: E1-6_04
  Brutto-THG-Emissionen der Bereiche 1, 2, 3 und Gesamt-THG-Emissionen (GHG-Protokoll)
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• Beispiel: E1-6_05
  Brutto-THG-Emissionen der Bereiche 1, 2, 3 und Gesamt-THG-Emissionen (ISO 14064-1)

Wenn von Datenpunkten die Rede ist, sollten die inhaltlichen Zusammenhänge der Datenpunkte verstanden werden. Bei Datenpunkten wird intuitiv vor allem an numerische Werte gedacht. Dabei sind Datenpunkte im Sinne der CSRD weitgreifender zu verstehen. Die inhaltliche Unterscheidung und das Verständnis dessen, was gefordert wird, sind entscheidend, um einen Prozess zu entwickeln, der sich jährlich wiederholen lässt.

3. Prozess der Datenerhebung aufsetzen

Nachdem bekannt ist, welche Daten gefordert sind, wird als Nächstes die konkrete Datenerhebung geplant. Zu Beginn ist dies stets mit einem höheren Aufwand verbunden, jedoch unerlässlich, um zukünftige Aufwände zu minimieren. Daher ist es ratsam, von Anfang an einen effektiven Prozess zu etablieren und klare Verantwortlichkeiten festzulegen. Die inhaltliche Unterscheidung von Datenpunkten schafft eine Ausgangssituation, durch die sich Prozesse für die Datenerhebung strukturieren lassen:

4. Datenerhebung priorisieren

Die Priorisierung der Datenerhebung nach Kontrollierbarkeit, Komplexität und Datenverfügbarkeit ist entscheidend. Denn: Umfangreiche Datenpunkte und die CSRD als Nachhaltigkeitssteuerungselement erfordern eine klare Fokussierung, um mit oft begrenzten Ressourcen effektiv arbeiten zu können.

Kontrollierbarkeit

Fokus auf Risikominimierung bei kontrollierbaren Faktoren.

Komplexität

Ausreichend Zeit und Aufwand für komplexe Datenpunkte einplanen.

Datenverfügbarkeit

Den Zugang zu den Daten berücksichtigen und entsprechend Zeit und Aufwand planen.

Beispiel: E1 Angabepflichten zeigen Herausforderungen bei Übergangsplänen und Scope 3 Emissionen, die hohe Komplexität und schwierige Datenverfügbarkeit aufweisen.

5. Klare Verantwortlichkeiten festlegen

Klare Verantwortlichkeiten beugen Unklarheiten vor, optimieren Ressourcennutzung und erleichtern die Nachverfolgung sowie Kontrolle von Prozessen. Daher sollten Sie beim Aufsetzen von CSRD-Datenerhebungsprozessen folgende Verantwortlichkeiten definieren:

6. Quantitative Daten erheben

Quantitative Datenpunkte zeichnen sich dadurch aus, dass sie systematisch und in der Regel jährlich erhoben werden müssen. Da sie häufig standort- oder gesellschaftsspezifisch erfasst werden, sind viele Personen über verschiedene Standorte hinweg involviert. Daher ist ein klarer und wiederholbarer Prozess besonders wichtig.

Prozesse zur Erfassung quantitativer Daten müssen in einem globalen Setting so gestaltet werden, dass verschiedene Abteilungen und Standorte in die Datenerhebung eingebunden sind. Beispielsweise können Finanzdaten aus dem Controlling und Logistikdaten aus der Logistikabteilung stammen. Diese quantitativen Daten werden dann zentral gebündelt und zur Freigabe an die Leitung der Nachhaltigkeit weitergeleitet.

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7. Qualititative Daten erheben

Für qualitative, textbasierte Daten sollten bestehende Dokumente und Richtlinien gesammelt und konsolidiert werden. Qualitative Datenpunkte können von Richtlinien über Strategien bis hin zu Prozessbeschreibungen reichen. Daher ist es entscheidend, dass diese Datenpunkte gut abgestimmt sind. Der Prozess zur Konsolidierung dieser Datenpunkte sollte kollaborativ sein und gewährleisten, dass sie durch einen Management-Freigabeprozess gelaufen sind. Als Basis können bestehende Dokumente dienen, die sorgfältig überprüft und aufeinander abgestimmt werden müssen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen konsistent und umfassend erfasst sind.

CSRD-Berichterstattung mit Tanso

Tanso ermöglicht die effiziente Erstellung von berichtsfähigen Zahlen, Tabellen und Reports. Dabei können zentral Datenabfragen an KPI-Verantwortliche in Fachabteilungen und Standorten koordiniert werden, angepasst an die eigene Organisationsstruktur mit umfangreichen Möglichkeiten zur Prozessgestaltung und Sichtbarkeitssteuerung. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) wird die Verarbeitung vorhandener Informationen aus anderen Dokumenten in der Datenerhebung optimiert. Neben Funktionen zu Datenerhebung und Berichterstattung sowie zentrale Prozesskoordination über Aufgabenmanagement bietet Tanso eine aktive Verwaltung von Strategien und Übergangsplänen sowie Dashboards zur Fortschrittskontrolle an und ermöglicht so effektives Nachhaltigkeits-Controlling.

Ausblick

Die erhobenen ESRS-Datenpunkte werden in die Nachhaltigkeitserklärung im nicht-finanziellen Teil des Lageberichts aufgenommen und durch zusätzliche Informationen, wie etwa aus der EU-Taxonomie, ergänzt. Zudem werden sie in ein maschinenlesbares XBRL-Format umgewandelt, das den Anforderungen der CSRD entspricht. Zur besseren Identifikation und Zuordnung werden die Informationen mithilfe von Tags gekennzeichnet.